Автомобиль часто используется для поездок к клиентам, поставщикам, на объекты или в государственные учреждения. Чтобы бухгалтерия могла обосновать расходы или выплатить компенсацию без налогов, деловую цель и пробег каждой поездки необходимо подтвердить.

Работнику или члену правления можно компенсировать рабочие поездки на личном автомобиле, который не принадлежит фирме. Право пользования автомобилем подтверждают документом. Для выплаты нужны письменное решение работодателя и журнал поездок — sõidupäevik.

В решении указывают получателя, автомобиль, ставку компенсации и период выплаты. В журнале фиксируют имя пользователя автомобиля, регистрационный номер, дату и цель поездки, начальное и конечное показания одометра и количество рабочих километров. Журнал можно вести на бумаге, в таблице или приложении — формат не важен, если сведения полные и проверяемые.

В 2026 году при надлежащем учёте можно выплачивать без налогов до 0,50 евро за рабочий километр, но не более 550 евро в календарный месяц от одного работодателя. Обычные расходы на топливо, страхование, ремонт и обслуживание уже входят в эту компенсацию. Отдельно можно возместить документально подтверждённую парковку во время рабочей поездки.

Цель поездки должна показывать связь с деятельностью фирмы. Запись «по рабочим делам» слишком общая. Лучше написать: «Narva–Jõhvi–Narva, встреча с клиентом по договору на бухгалтерское обслуживание» или «доставка документов клиенту». Чем конкретнее запись, тем легче подтвердить расход.

Если фирма разрешает использовать принадлежащий ей автомобиль в личных целях, возникает специальная льгота. В 2026 году её стоимость рассчитывается по мощности двигателя: 1,96 евро за кВт в месяц для автомобиля возрастом до пяти лет и 1,47 евро за кВт для автомобиля старше пяти лет. Значение имеет сама возможность личного использования, а не только фактические личные поездки.

В конце месяца бухгалтеру передают журнал поездок, расчёт компенсации, решение работодателя и документ о праве пользования автомобилем. Сведения о выплаченных компенсациях работодатель также отражает в декларации INF 14 до 1 февраля следующего года.

Главное правило: у каждой рабочей поездки должны быть понятная деловая цель, дата и подтверждённый пробег. Правильно заполненный sõidupäevik помогает избежать признания выплаты зарплатой, специальной льготой или расходом, не связанным с предпринимательством.

Материал проверен по официальной информации Налогово-таможенного департамента Эстонии по состоянию на 14.08.2026.