Первичный документ — это документ, подтверждающий хозяйственную операцию предприятия. По-эстонски он называется raamatupidamise algdokument. Из него должно быть понятно, что произошло, когда, между какими сторонами, в каком количестве и на какую сумму.

К первичным документам относятся счета, чеки, накладные, акты выполненных работ, договоры, отчёты о командировках, банковские документы и бухгалтерские справки. Конкретный набор зависит от операции, но документ должен позволять независимому специалисту проверить её содержание и денежное выражение.

Описание должно быть конкретным. Формулировка «Услуги — 500 евро» почти ничего не объясняет. Лучше написать: «Бухгалтерское обслуживание за июнь 2026 года», «Ремонт крыльца, включая материалы и вывоз мусора» или «Подготовка финансового прогноза для бизнес-плана».

Банковская выписка подтверждает факт движения денег, но обычно не показывает, что именно было куплено и связано ли это с деятельностью фирмы. Поэтому к платежу нужен счёт, чек, договор, акт или другой документ, раскрывающий содержание операции. Оплата банковской картой фирмы сама по себе не превращает личную покупку в предпринимательский расход.

Для плательщика налога с оборота счёт должен содержать дополнительные данные, предусмотренные законом: номер и дату, данные продавца и покупателя, регистрационный номер плательщика НСО, описание и количество товара или услуги, стоимость без налога, ставку и сумму налога и итоговую сумму. Терминальный чек подтверждает только оплату картой и не заменяет полноценный счёт.

Подпись или печать на каждом счёте не обязательны. Документ может быть создан в бухгалтерской программе и передан электронно. Важно, чтобы он оставался читаемым, доступным и защищённым от незаметных изменений.

Первичные бухгалтерские документы в Эстонии хранят семь лет с конца хозяйственного года, в котором операция была отражена в учёте. Если документ отсутствует или не объясняет покупку, расход могут не признать связанным с предпринимательством, а вычет входного налога с оборота — отклонить.

Перед передачей документа бухгалтеру проверьте четыре вопроса: кто участвовал в операции, что произошло, когда это произошло и на какую сумму. Если ответов нет, документ нужно дополнить.

Материал проверен по действующему Закону о бухгалтерском учёте и информации Налогово-таможенного департамента Эстонии по состоянию на 14.08.2026.