Algdokument tõendab ettevõtte majandustehingut. Sellest peab olema arusaadav, mis toimus, millal, milliste poolte vahel, millises koguses ja millise summa eest.

Algdokumendid võivad olla arved, tšekid, saatelehed, tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid, lepingud, lähetusaruanded, pangadokumendid ja raamatupidamisõiend. Konkreetne dokumentide komplekt sõltub tehingust, kuid sõltumatu asjatundja peab saama nende põhjal kontrollida tehingu sisu ja rahalist väärtust.

Kirjeldus peab olema konkreetne. Sõnastus „Teenused — 500 eurot” ei selgita peaaegu midagi. Parem on kirjutada „Raamatupidamisteenus 2026. aasta juuni eest”, „Trepi remont koos materjalide ja jäätmeveoga” või „Äriplaani finantsprognoosi koostamine”.

Pangaväljavõte tõendab raha liikumist, kuid tavaliselt ei näita, mida osteti ja kas ost oli ettevõtte tegevusega seotud. Seetõttu on makse juurde vaja arvet, tšekki, lepingut, akti või muud dokumenti, mis avab tehingu sisu. Ettevõtte pangakaardiga tasumine ei muuda isiklikku ostu automaatselt ettevõtluskuluks.

Käibemaksukohustuslase arve peab sisaldama seaduses nõutud lisaandmeid: arve number ja kuupäev, müüja ja ostja andmed, müüja käibemaksukohustuslase number, kauba või teenuse kirjeldus ja kogus, maksuta väärtus, käibemaksumäär ja -summa ning kogusumma. Makseterminali kviitung tõendab ainult kaardimakset ega asenda nõuetekohast arvet.

Igal arvel ei pea olema allkirja ega pitsatit. Dokument võib olla koostatud raamatupidamisprogrammis ja edastatud elektrooniliselt. Oluline on, et see püsiks loetav, kättesaadav ja kaitstud märkamatute muudatuste eest.

Eestis säilitatakse raamatupidamise algdokumente seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing raamatupidamises kajastati. Kui dokument puudub või ei selgita ostu, võib kulu jääda ettevõtlusega seotuks tunnistamata ning sisendkäibemaksu mahaarvamine võidakse tagasi lükata.

Enne dokumendi raamatupidajale andmist kontrolli nelja küsimust: kes tehingus osales, mis toimus, millal see toimus ja millise summa eest. Kui vastused puuduvad, tuleb dokumenti täiendada.

Materjal on kontrollitud kehtiva raamatupidamise seaduse ja Maksu- ja Tolliameti teabe alusel seisuga 14.08.2026.