Raamatupidamise sise-eeskiri: зачем организации нужны внутренние правила бухгалтерского учёта

Raamatupidamise sise-eeskiri — это внутренние правила ведения бухгалтерского учёта организации. Документ простым и однозначным образом объясняет:

• кто отвечает за бухгалтерские документы;
• когда документы должны передаваться бухгалтеру;
• кто утверждает расходы;
• как учитываются доходы, имущество и обязательства;
• где хранятся документы;
• как проводится инвентаризация;
• какие меры внутреннего контроля применяются.

Это не инструкция по работе с конкретной бухгалтерской программой. Программа может быть любой. Внутренние правила описывают саму систему учёта и должны соответствовать реальной деятельности организации.

Каким законом установлено требование

Основное требование содержится в § 11 Закона Эстонии о бухгалтерском учёте — Raamatupidamise seadus ↗.

Согласно закону, бухгалтерски обязанное лицо, за исключением микроорганизации, должно составить внутренние правила бухгалтерского учёта.

В законе используется термин raamatupidamiskohustuslane. К таким лицам относятся зарегистрированные в Эстонии коммерческие организации, некоммерческие объединения, целевые учреждения, квартирные товарищества, предприниматели-физические лица и другие организации, обязанные вести бухгалтерский учёт.

Кому внутренние правила обязательны

Документ обязателен для организации, которая не соответствует критериям микроорганизации.

С 17 января 2025 года микроорганизацией считается бухгалтерски обязанное лицо, у которого как минимум два из трёх показателей не превышают следующие значения:

Важно понимать, что доход — это не прибыль. Например, организация может получить за год доход 500 000 евро, понести расходы на 480 000 евро и заработать только 20 000 евро прибыли. Для определения категории учитывается именно доход в размере 500 000 евро.

Актуальное определение микроорганизации приведено в § 3 Закона о бухгалтерском учёте ↗. Разъяснение по применению новых категорий опубликовано Центром регистров и информационных систем RIK ↗.

С 2025 года категорию микроорганизации могут использовать не только OÜ, но при выполнении установленных условий также MTÜ, SA, KÜ и другие бухгалтерски обязанные лица.

Если организация является микроорганизацией

Микроорганизация вправе не составлять полный документ Raamatupidamise sise-eeskiri. Но это не означает, что она освобождается от ведения бухгалтерского учёта.

Она по-прежнему обязана:

• документально подтверждать хозяйственные операции;
• своевременно отражать операции в бухгалтерских регистрах;
• хранить документы;
• составлять и представлять годовой отчёт;
• выполнять налоговые и трудовые обязательства;
• обеспечивать достоверность бухгалтерской информации.

Даже небольшой организации полезно иметь сокращённые внутренние правила. Особенно это важно, если организация:

• использует услуги внешнего бухгалтера;
• имеет работников;
• получает пособия или проектное финансирование;
• использует наличные деньги или банковские карты;
• приобретает оборудование;
• имеет складские запасы;
• выдаёт или получает займы;
• распределяет расходы между коммерческой и некоммерческой деятельностью.

Наличие письменных правил помогает избежать ситуации, когда руководитель и бухгалтер по-разному понимают порядок оформления одного и того же расхода.

Что должно содержаться во внутренних правилах

Минимальное содержание документа определяет § 11 Закона о бухгалтерском учёте ↗.

1. Организация бухгалтерского учёта

В этом разделе указывается:

• кто отвечает за организацию бухгалтерского учёта;
• ведётся ли учёт собственным работником или внешним бухгалтером;
• кто имеет право совершать платежи;
• кто утверждает счета и расходы;
• в какие сроки документы передаются бухгалтеру;
• кто отвечает за полноту представленной информации.

Передача бухгалтерии внешнему исполнителю не означает, что правление полностью освобождается от ответственности. Для OÜ обязанность правления организовать бухгалтерский учёт предусмотрена § 183 Коммерческого кодекса ↗, а для MTÜ — § 35 Закона о некоммерческих объединениях ↗.

2. План счетов

План счетов — это перечень категорий, по которым организация распределяет свои деньги, имущество, долги, доходы и расходы.

Например:

• денежные средства в банке;
• касса;
• задолженность покупателей;
• задолженность поставщикам;
• основные средства;
• доход от продажи товаров;
• доход от оказания услуг;
• аренда;
• реклама;
• транспортные расходы;
• расходы на персонал.

Во внутренних правилах необходимо закрепить используемый план счетов и кратко объяснить содержание основных счетов.

3. Первичные документы

Каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена документом. Это может быть:

• счёт;
• кассовый чек;
• договор;
• акт выполненных работ;
• банковская выписка;
• отчёт о командировке;
• расчёт заработной платы;
• документ о передаче имущества;
• внутренний бухгалтерский документ.

В соответствии с § 7 Закона о бухгалтерском учёте ↗, документ должен позволять независимому и компетентному человеку понять, что именно произошло, когда произошла операция и какова её стоимость.

Одной банковской выписки не всегда достаточно. Если организация заплатила 300 евро, из выписки видно только движение денег. Она не обязательно объясняет, что было приобретено и как покупка связана с деятельностью организации.

4. Движение и утверждение документов

Правила должны устанавливать путь документа от момента его получения до отражения в бухгалтерском учёте.

Например:

• работник получает счёт;
• ответственное лицо проверяет товар или услугу;
• руководитель утверждает расход;
• документ передаётся бухгалтеру;
• бухгалтер отражает операцию в учёте;
• документ помещается в электронный или бумажный архив.

Также следует установить крайний срок передачи документов. Это особенно важно при внешнем бухгалтерском обслуживании.

5. Доходы и расходы

В правилах описывается, когда организация признаёт доход и к какой категории относит расходы.

Необходимо определить:

• как учитывать полученные авансы;
• когда признаётся доход от длительной услуги;
• как распределяются общие расходы между разными направлениями;
• как учитываются расходы, частично связанные с личным использованием;
• как отделяются расходы по проектам и целевому финансированию.

Внутренние правила не могут превратить личный расход владельца в расход предприятия. Они только устанавливают законный и последовательный порядок отражения хозяйственных операций.

6. Основные средства

Организация самостоятельно устанавливает разумную минимальную стоимость, начиная с которой приобретённое имущество учитывается как основное средство.

Например, во внутренних правилах может быть установлено, что оборудование стоимостью от 1 000 евро и со сроком использования более одного года учитывается как основное средство. Более дешёвые покупки относятся непосредственно на расходы.

Также необходимо определить:

• сроки полезного использования;
• метод начисления амортизации;
• порядок учёта ремонта и улучшений;
• порядок списания или продажи имущества;
• проведение инвентаризации.

Требования к учёту основных средств раскрываются в RTJ 5 «Материальные и нематериальные основные средства» ↗.

7. Запасы

Если организация продаёт товары, производит продукцию или использует материалы, необходимо определить:

• как товары принимаются на склад;
• кто отвечает за запасы;
• каким методом рассчитывается их стоимость;
• как оформляется списание;
• как часто проводится инвентаризация;
• как учитываются испорченные или отсутствующие товары.

Основные требования установлены в RTJ 4 «Запасы», опубликованном на официальной странице Министерства финансов ↗.

8. Инвентаризация имущества и обязательств

Инвентаризация — это не только физический пересчёт товаров на складе.

Организация также должна проверять:

• остаток наличных денег;
• банковские счета;
• основные средства;
• задолженность покупателей;
• задолженность поставщикам;
• полученные и выданные займы;
• обязательства перед работниками и государством.

Во внутренних правилах указывается, кто проводит проверку, как оформляются результаты и что делать при обнаружении расхождений.

9. Используемое программное обеспечение

Закон требует описать использование программного обеспечения, но не обязывает выбирать какую-либо конкретную программу.

В правилах можно указать:

• какая программа или онлайн-система используется;
• какие регистры в ней ведутся;
• кто имеет доступ;
• кто может вводить, изменять и утверждать данные;
• как создаются резервные копии;
• как выгружаются данные при смене программы или бухгалтера;
• как обеспечивается сохранность истории операций.

Название программы само по себе недостаточно. Важно описать, как организация обеспечивает сохранность данных и возможность восстановить бухгалтерскую информацию.

10. Внутренний контроль

Внутренний контроль нужен для снижения риска ошибок и злоупотреблений.

Примеры простых контрольных мер:

• работник не должен самостоятельно заказывать, утверждать и оплачивать одну и ту же покупку;
• расходы по банковской карте подтверждаются чеками;
• изменение банковских реквизитов поставщика дополнительно проверяется;
• доступ к бухгалтерской программе предоставляется по персональным учётным записям;
• крупные платежи требуют дополнительного подтверждения;
• операции со связанными лицами оформляются договорами;
• исправления в бухгалтерском учёте должны быть понятны и прослеживаемы.

Для небольшой организации эти правила могут быть короткими. Главное, чтобы они соответствовали реальной работе.

Как долго хранить документ

Согласно § 12 Закона о бухгалтерском учёте ↗:

• первичные бухгалтерские документы хранятся семь лет после окончания года, в котором операция была отражена в учёте;
• бухгалтерские регистры, договоры, отчёты и другие необходимые документы также обычно хранятся семь лет;
• документы, связанные с долгосрочными правами или обязательствами, хранятся семь лет после окончания срока их действия;
• предыдущая редакция внутренних правил хранится семь лет после её изменения или замены.

Документы могут храниться в электронном виде, если обеспечены их читаемость, сохранность и возможность воспроизведения. Поэтому обязательной необходимости печатать каждый электронный счёт нет.

Нужно ли подавать внутренние правила в государственные учреждения

Raamatupidamise sise-eeskiri не подаётся вместе с годовым отчётом и не регистрируется отдельно в Äriregister или MTA.

Это внутренний документ организации. Однако его могут запросить:

• аудитор или ревизор;
• финансирующая организация;
• проверяющий государственный орган;
• банк или инвестор при проверке предприятия;
• новый бухгалтер при передаче бухгалтерии.

На практике отсутствие обязательного документа может показать, что бухгалтерские процессы организации не определены или не соответствуют фактической деятельности.

Кто утверждает документ

Специальной государственной формы для Raamatupidamise sise-eeskiri нет. Организация составляет документ с учётом своей деятельности, структуры и применяемых методов учёта.

Обычно правила утверждаются решением правления или распоряжением руководителя. В решении указываются:

• название документа;
• дата утверждения;
• дата вступления в силу;
• ответственное лицо;
• отменяемая предыдущая редакция.

К правилам можно приложить план счетов, схему движения документов, перечень ответственных лиц, сроки передачи документов и формы внутренних актов.

Как часто нужно обновлять правила

Закон не требует ежегодно составлять новый документ. Но правила необходимо пересматривать, если изменились:

• вид деятельности;
• бухгалтерская программа;
• бухгалтер или поставщик бухгалтерской услуги;
• порядок передачи и хранения документов;
• лимит признания основных средств;
• используемые методы учёта;
• порядок утверждения расходов;
• структура организации;
• законодательство или стандарты отчётности.

Оптимально проверять документ не реже одного раза в год и после каждого существенного изменения бухгалтерского процесса.

Почему готовый шаблон не всегда подходит

Скачанный из интернета шаблон может содержать:

• устаревшие ссылки на законодательство;
• неиспользуемую кассу или склад;
• неправильный лимит основных средств;
• программу, которой организация не пользуется;
• должности, которых в организации нет;
• порядок утверждения документов, не соответствующий реальной работе.

Хорошие внутренние правила не обязательно должны занимать 50 страниц. Для небольшой организации может быть достаточно 10–15 содержательных страниц и приложений. Главное, чтобы документ давал понятные ответы на практические вопросы.

Основные нормативные источники

• Закон о бухгалтерском учёте — Raamatupidamise seadus ↗.
• § 11 — содержание внутренних правил бухгалтерского учёта ↗.
• § 12 — сроки хранения бухгалтерских документов ↗.
• § 7 — требования к первичным документам ↗.
• § 17 — применяемый стандарт финансовой отчётности ↗.
• Действующие руководства Raamatupidamise Toimkond — RTJ ↗.
• Для OÜ — § 183 Коммерческого кодекса ↗.
• Для MTÜ — § 35 Закона о некоммерческих объединениях ↗.

По состоянию на 25 августа 2026 года Министерство финансов также опубликовало новые редакции части руководств RTJ, планируемые к применению для отчётных периодов, начинающихся 1 января 2027 года или позднее. Пока они не имеют действующей юридической силы. Организациям рекомендуется проверить и при необходимости обновить свои внутренние правила перед началом 2027 отчётного года.

Вывод

Raamatupidamise sise-eeskiri — это не формальность и не документ исключительно для бухгалтера. Это понятная инструкция, которая защищает организацию, её руководство и бухгалтера от ошибок, разногласий и потери документов.

Правильно составленные внутренние правила позволяют в любой момент установить:

• откуда появилась бухгалтерская цифра;
• каким документом она подтверждается;
• кто принял решение;
• кто проверил операцию;
• где хранится документ;
• по какому принципу операция отражена в отчётности.

Чем сложнее деятельность организации, тем важнее заранее закрепить эти правила письменно.