Raamatupidamise sise-eeskiri on organisatsiooni sisemine dokument, mis kirjeldab selgelt, kes vastutab dokumentide eest, millal need raamatupidajale edastatakse, kes kinnitab kulud, kuidas kajastatakse tulusid, vara ja kohustisi ning kuidas korraldatakse säilitamine, inventuur ja sisekontroll.

See ei ole konkreetse raamatupidamisprogrammi kasutusjuhend. Programm võib olla ükskõik milline. Sise-eeskiri kirjeldab arvestussüsteemi ennast ja peab vastama organisatsiooni tegelikule töökorraldusele.

Millisest seadusest nõue tuleneb

Põhinõue tuleneb raamatupidamise seaduse §-st 11.

Seaduse kohaselt peab raamatupidamiskohustuslane, välja arvatud mikroettevõtja, koostama raamatupidamise sise-eeskirja. Raamatupidamiskohustuslaste hulka kuuluvad Eestis registreeritud äriühingud, mittetulundusühingud, sihtasutused, korteriühistud, füüsilisest isikust ettevõtjad ja muud isikud, kellel on raamatupidamise korraldamise kohustus.

Kellele on sise-eeskiri kohustuslik

Dokument on kohustuslik organisatsioonile, mis ei vasta mikroettevõtja kriteeriumidele.

Alates 17. jaanuarist 2025 on mikroettevõtja raamatupidamiskohustuslane, kelle vähemalt kaks kolmest näitajast ei ületa järgmisi piirmäärasid:

NäitajaPiirmäär
Varad aruandeperioodi lõpus450 000 eurot
Aruandeaasta tulu900 000 eurot
Keskmine töötajate arv10 inimest

Tulu ei tähenda kasumit. Kui organisatsiooni aastane tulu on 500 000 eurot, kulud 480 000 eurot ja kasum 20 000 eurot, kasutatakse kategooria määramisel tuluna ikkagi 500 000 eurot.

Kehtiv mikroettevõtja määratlus on toodud raamatupidamise seaduse §-s 3. Uute kategooriate rakendamist selgitab ka Registrite ja Infosüsteemide Keskus.

Alates 2025. aastast võivad mikroettevõtja kategooriat tingimuste täitmisel kasutada lisaks OÜ-dele ka MTÜ-d, SA-d, KÜ-d ja muud raamatupidamiskohustuslased.

Kui organisatsioon on mikroettevõtja

Mikroettevõtja võib jätta täieliku raamatupidamise sise-eeskirja koostamata, kuid see ei vabasta teda raamatupidamise korraldamisest.

Organisatsioon peab endiselt:

  • dokumenteerima majandustehingud;
  • kajastama tehingud õigeaegselt raamatupidamisregistrites;
  • säilitama dokumendid;
  • koostama ja esitama majandusaasta aruande;
  • täitma maksu- ja tööõiguslikke kohustusi;
  • tagama raamatupidamisandmete usaldusväärsuse.

Ka väike organisatsioon võiks kasutada lühendatud sise-eeskirja, eriti kui tal on väline raamatupidaja või töötajad, ta saab toetusi, kasutab sularaha või pangakaarte, ostab seadmeid, omab varusid, annab või võtab laene või jaotab kulusid äri- ja mittetulundustegevuse vahel.

Kirjalikud reeglid aitavad vältida olukorda, kus juhatus ja raamatupidaja mõistavad sama kulu dokumenteerimist erinevalt.

Mida peab sise-eeskiri sisaldama

Dokumendi minimaalse sisu määrab raamatupidamise seaduse § 11.

1. Raamatupidamise korraldus

Kirjeldada tuleb:

  • kes vastutab raamatupidamise korraldamise eest;
  • kas arvestust peab oma töötaja või väline raamatupidaja;
  • kellel on õigus teha makseid;
  • kes kinnitab arved ja kulud;
  • mis tähtajaks dokumendid raamatupidajale edastatakse;
  • kes vastutab esitatud teabe täielikkuse eest.

Raamatupidamise üleandmine teenuseosutajale ei vabasta juhatust vastutusest. OÜ juhatuse kohustus raamatupidamist korraldada tuleneb äriseadustiku §-st 183 ja MTÜ puhul mittetulundusühingute seaduse §-st 35.

2. Kontoplaan

Kontoplaan on kategooriate loetelu, mille järgi jaotatakse raha, vara, võlad, tulud ja kulud. Sinna võivad kuuluda näiteks pangakontod, kassa, ostjate ja tarnijate võlad, põhivara, kaupade või teenuste müügitulu, rent, reklaam, transport ja personalikulud.

Sise-eeskirjas tuleb kinnitada kasutatav kontoplaan ning selgitada peamiste kontode sisu.

3. Algdokumendid

Iga majandustehing peab olema tõendatud dokumendiga, näiteks arve, kassatšeki, lepingu, tööde üleandmise akti, pangaväljavõtte, lähetusaruande, palgaarvestuse või sisemise raamatupidamisõiendi abil.

Raamatupidamise seaduse § 7 kohaselt peab dokument võimaldama sõltumatul ja pädeval isikul mõista, mis toimus, millal tehing toimus ja milline oli selle rahaline väärtus.

Üksnes pangaväljavõttest ei pruugi piisata. See näitab raha liikumist, kuid ei selgita alati, mida osteti ja kuidas ost on organisatsiooni tegevusega seotud.

4. Dokumentide liikumine ja kinnitamine

Reeglid peavad kirjeldama dokumendi liikumist selle saamisest kuni raamatupidamises kajastamise ja arhiveerimiseni.

Näiteks:

  • töötaja saab arve;
  • vastutav isik kontrollib kauba või teenuse;
  • juht kinnitab kulu;
  • dokument edastatakse raamatupidajale;
  • raamatupidaja kajastab tehingu;
  • dokument säilitatakse elektroonilises või paberarhiivis.

Samuti tuleb määrata dokumentide esitamise tähtaeg. See on eriti oluline välise raamatupidamisteenuse kasutamisel.

5. Tulud ja kulud

Sise-eeskiri määrab, millal tulu kajastatakse ja millisesse kategooriasse kulud liigitatakse. Kirjeldada tuleks ettemaksete arvestust, pikaajaliste teenuste tulu kajastamist, ühiste kulude jaotamist, osaliselt isikliku kasutusega kulusid ning projektide ja sihtfinantseerimise eristamist.

Sise-eeskiri ei saa muuta omaniku isiklikku kulu ettevõtluskuluks. See saab määrata ainult seadusliku ja järjepideva kajastamise korra.

6. Põhivara

Organisatsioon kehtestab mõistliku alampiiri, millest alates kajastatakse ostetud vara põhivarana.

Näiteks võib reeglites sätestada, et vähemalt 1000 eurot maksev ja üle ühe aasta kasutatav seade on põhivara. Odavamad ostud kantakse otse kuludesse.

Lisaks tuleb määrata kasulik eluiga, amortisatsioonimeetod, remondi ja parenduste käsitlus, vara mahakandmise või müügi kord ning inventuuri läbiviimine.

Põhivara arvestust käsitleb RTJ 5 „Materiaalne ja immateriaalne põhivara”.

7. Varud

Kui organisatsioon müüb kaupu, toodab tooteid või kasutab materjale, tuleb kindlaks määrata:

  • kuidas kaup lattu vastu võetakse;
  • kes vastutab varude eest;
  • millise meetodiga arvutatakse soetusmaksumus;
  • kuidas vormistatakse mahakandmine;
  • kui sageli tehakse inventuuri;
  • kuidas kajastatakse riknenud või puuduvaid kaupu.

Põhinõuded on toodud RTJ 4-s „Varud”, mis on avaldatud Rahandusministeeriumi ametlikul lehel.

8. Vara ja kohustiste inventuur

Inventuur ei tähenda ainult laos olevate kaupade füüsilist loendamist. Kontrollida tuleb ka sularaha, pangakontosid, põhivara, ostjate ja tarnijate võlgnevusi, antud ja saadud laene ning kohustisi töötajate ja riigi ees.

Sise-eeskirjas märgitakse, kes kontrolli teeb, kuidas tulemused dokumenteeritakse ja mida tehakse erinevuste avastamisel.

9. Kasutatav tarkvara

Seadus nõuab tarkvara kasutamise kirjeldamist, kuid ei kohusta valima kindlat programmi.

Reeglites võib märkida kasutatava programmi või veebisüsteemi, registrid, kasutajaõigused, andmete sisestamise, muutmise ja kinnitamise õigused, varukoopiate loomise korra, andmete väljaviimise võimaluse programmi või raamatupidaja vahetamisel ning tehinguajaloo säilitamise.

Programmi nimest üksi ei piisa. Oluline on kirjeldada, kuidas tagatakse andmete säilimine ja raamatupidamisinfo taastamine.

10. Sisekontroll

Sisekontroll vähendab vigade ja kuritarvituste riski. Lihtsad kontrollimeetmed võivad olla:

  • sama töötaja ei telli, kinnita ega maksa üksi sama ostu eest;
  • pangakaardi kulud kinnitatakse tšekkidega;
  • tarnija pangarekvisiitide muutmist kontrollitakse eraldi;
  • raamatupidamisprogrammi kasutatakse isiklike kasutajakontodega;
  • suuremad maksed vajavad lisakinnitust;
  • seotud isikutega tehtavad tehingud vormistatakse lepingutega;
  • parandused raamatupidamises on arusaadavad ja jälgitavad.

Väikeses organisatsioonis võivad reeglid olla lühikesed. Tähtis on vastavus tegelikule töökorraldusele.

Kui kaua dokumenti säilitada

Raamatupidamise seaduse § 12 kohaselt säilitatakse:

  • algdokumente seitse aastat pärast selle majandusaasta lõppu, mil tehing raamatupidamises kajastati;
  • raamatupidamisregistreid, lepinguid, aruandeid ja muid vajalikke dokumente üldjuhul seitse aastat;
  • pikaajaliste õiguste või kohustustega seotud dokumente seitse aastat pärast nende kehtivuse lõppu;
  • sise-eeskirja eelmist redaktsiooni seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist.

Dokumente võib säilitada elektrooniliselt, kui on tagatud nende loetavus, säilimine ja taasesitamine. Iga elektroonilist arvet ei ole vaja paberile trükkida.

Kas sise-eeskiri tuleb riigiasutusele esitada

Raamatupidamise sise-eeskirja ei esitata majandusaasta aruandega ega registreerita eraldi äriregistris või MTA-s.

Tegemist on organisatsiooni sisemise dokumendiga. Seda võivad siiski küsida audiitor või revident, rahastaja, riiklik järelevalveasutus, pank või investor ning uus raamatupidaja raamatupidamise üleandmisel.

Kohustusliku dokumendi puudumine võib praktikas viidata sellele, et raamatupidamisprotsessid ei ole määratletud või ei vasta tegelikule tegevusele.

Kes dokumendi kinnitab

Riiklikku kohustuslikku vormi ei ole. Organisatsioon koostab dokumendi oma tegevuse, struktuuri ja arvestusmeetodite järgi.

Tavaliselt kinnitatakse sise-eeskiri juhatuse otsuse või juhi käskkirjaga. Otsuses märgitakse dokumendi nimetus, kinnitamise ja jõustumise kuupäev, vastutav isik ning tühistatav varasem redaktsioon.

Lisadena võib kasutada kontoplaani, dokumentide liikumise skeemi, vastutavate isikute loetelu, dokumentide esitamise tähtaegu ja sisemiste aktide vorme.

Kui sageli reegleid uuendada

Seadus ei nõua igal aastal uut dokumenti. Reeglid tuleb üle vaadata, kui muutub tegevusala, raamatupidamisprogramm või teenuseosutaja, dokumentide edastamise või säilitamise kord, põhivara alampiir, arvestusmeetodid, kulude kinnitamine, organisatsiooni struktuur, õigusaktid või aruandlusstandardid.

Mõistlik on dokument vähemalt kord aastas ja pärast iga olulist raamatupidamisprotsessi muudatust üle vaadata.

Miks valmis mall alati ei sobi

Internetist leitud mall võib sisaldada aegunud õigusviiteid, kasutamata kassat või ladu, sobimatut põhivara piirmäära, vale programmi või ametikohti ning tegelikkusele mittevastavat dokumentide kinnitamise korda.

Hea sise-eeskiri ei pea olema 50 lehekülge pikk. Väikesele organisatsioonile võib piisata 10–15 sisulisest leheküljest koos lisadega. Peamine on anda selged vastused praktilistele küsimustele.

Peamised õigusallikad

25. augusti 2026. aasta seisuga on Rahandusministeerium avaldanud ka osade RTJ-de uued redaktsioonid, mida kavandatakse rakendada 1. jaanuaril 2027 või hiljem algavatele aruandeperioodidele. Need ei ole veel jõustunud. Organisatsioonidel on soovitatav sise-eeskiri enne 2027. aruandeaasta algust üle vaadata ja vajadusel uuendada.

Kokkuvõte

Raamatupidamise sise-eeskiri ei ole pelgalt formaalsus ega ainult raamatupidajale mõeldud dokument. See on arusaadav juhend, mis kaitseb organisatsiooni, selle juhtkonda ja raamatupidajat vigade, erimeelsuste ja dokumentide kadumise eest.

Korrektsed reeglid võimaldavad igal ajal kindlaks teha:

  • kust raamatupidamisnäitaja pärineb;
  • milline dokument seda tõendab;
  • kes tegi otsuse;
  • kes tehingu kontrollis;
  • kus dokumenti säilitatakse;
  • millisel põhimõttel tehing aruandluses kajastati.

Mida keerukam on organisatsiooni tegevus, seda olulisem on need reeglid eelnevalt kirjalikult fikseerida.