Ettevõtjad, kes koostavad arveid ise, ajavad sageli segamini ettemaksuarve ja ettemaksu. Dokumendi pealkiri võib olla Ettemaksuarve, kuid teenuse reale on kirjutatud lihtsalt „Remonditööd — 1000 eurot”. Raamatupidaja jaoks on see vastuoluline: pealkiri viitab ettemaksule, kuid sisu jätab mulje, et töö on juba tehtud.
Kui klient peab osa summast tasuma enne töö algust, tuleb see arvereal selgelt välja tuua. Näiteks: „Ettemaks 50% remonditööde eest vastavalt pakkumisele nr 12 — 500 €”.
Ettemaksuarve väljastamine üksi ei tähenda üldjuhul veel, et teenus on osutatud. Kui käibemaksukohustuslane saab raha enne kauba üleandmist või teenuse osutamist, tekib käive vastavas osas tavaliselt ettemaksu laekumise hetkel. Seetõttu peab raamatupidaja eristama tulevase töö ettemaksu juba tehtud töö eest saadud tasust.
Raha laekumisel kajastatakse summa kliendilt saadud ettemaksuna. Pärast töö lõpetamist väljastab ettevõtja lõpparve, millel näidatakse teenuse täishind, varem saadud ettemaks ja tasumisele kuuluv jääk. Näiteks: remonditööd 1000 eurot, saadud ettemaks miinus 500 eurot, tasuda 500 eurot.
Kui ettemaksuarve on tasutud, kuid pärast töö tegemist lõpparvet ei väljastata, jääb raamatupidamisse sulgemata ettemaks. Siis võivad pangalaekumine, tulu ja maksuarvestus omavahel lahkneda ning sama teenus võidakse kogemata uuesti arveldada.
Dokumendi sisu on olulisem kui pealkiri. Ettemaksuarvel märgi sõna Ettemaks, ettemaksu osa või summa, tulevane teenus või kaup ning viide pakkumisele või lepingule. Lõpparvel kirjelda tegelikult tehtud töö ja arvesta varem saadud ettemaks eraldi maha.
Lihtne reegel: kõigepealt vormista ettemaks selgelt ning pärast kohustuse täitmist väljasta lõpparve. Nii mõistavad ettevõtja, klient ja raamatupidaja ühtemoodi, mille eest raha laekus ja kui palju on veel tasuda.
Materjal on kontrollitud Maksu- ja Tolliameti ametliku teabe alusel seisuga 14.08.2026.