Ettevõtte andmete muutmisel e-Äriregistris tuleb sageli lisada täiendav dokument: osaniku otsus, koosoleku protokoll, juhatuse liikme muutmise otsus, põhikirja muutmise otsus või lõpetamisotsus.

Ettevõtjal tekib seejuures tavaliselt lihtne küsimus: kust leida õige dokumendinäidis?

Hea uudis on see, et internetist ei ole vaja juhuslikke malle otsida. E-Äriregistrit haldav Registrite ja Infosüsteemide Keskus (RIK) on loonud oma veebilehele eraldi jaotise Näidismallid — registrile esitatavate dokumentide näidised.

Milliseid dokumente sealt leiab?

RIK pakub näidiseid ettevõtte tegevuses kõige sagedamini ette tulevate muudatuste jaoks.

Sealt leiab näiteks juhatuse ja nõukogu koosseisu muutmise, põhikirja muutmise, prokuristi nimetamise või tagasikutsumise, audiitori muutmise, lõpetamisotsuse ning registrisse ennistamise dokumendid. Saadaval on ka eraldi ingliskeelsed mallid.

See on eriti mugav näiteks siis, kui OÜ osanikel on vaja pikendada juhatuse liikme ametiaega või valida uus juhatuse liige. Otsuse vormi nullist koostamise asemel saab avada RIKi vastava jaotise ning kasutada ametlikku näidist alusena.

Mõne OÜ muudatuse puhul pakub portaal ka suures osas eeltäidetud vorme otse e-Äriregistris.

Mall on näidis, mitte valmisdokument igaks olukorraks

Siin on üks oluline asjaolu, millele RIK ka ise eraldi tähelepanu juhib.

Veebilehel avaldatud otsused ja protokollid on abistavad näidised. Nende kasutamine ei ole kohustuslik ning konkreetsete asjaolude tõttu võib dokumendi tekst vajada muutmist.

RIK märgib otse, et ei vastuta mallide õiguspärasuse, terviklikkuse ega ajakohasuse eest igas konkreetses olukorras. Keerulise küsimuse või kahtluse korral soovitatakse pöörduda notari või advokaadi poole.

Seega ei piisa sellest, et dokument alla laadida, ettevõtte nimi ära muuta ja allkiri lisada. Kõigepealt tuleb kontrollida, kas valitud mall vastab just teie olukorrale.

Näide: juhatuse liikme muutmine

Oletame, et OÜ osanikud otsustasid valida uue juhatuse liikme.

Muudatuse e-Äriregistrisse kandmiseks tuleb vormistada ettevõtte pädeva organi otsus. Dokumendi nullist koostamise asemel saab minna jaotisse Näidismallid → Muudatused juhatuses, valida sobiva variandi ning kohandada selle oma ettevõttele.

Seejärel vormistatakse muudatus e-Äriregistris ja vajalikud dokumendid lisatakse avaldusele.

E-Äriregistri kaudu saab esitada avaldusi juriidilise isiku andmete muutmiseks, ettevõtte asutamiseks, likvideerimiseks ja registrist kustutamiseks.

Olge isikuandmetega ettevaatlik

On veel üks detail, mille ettevõtjad vahel unustavad.

Registrikande muutmise aluseks olevad dokumendid võivad sattuda ettevõtte avalikku toimikusse. Seetõttu ei tasu protokolli ilma vajaduseta lisada üleliigseid isikuandmeid ega konfidentsiaalset teavet.

Mõnel juhul võib täieliku protokolli asemel esitada protokolli väljavõtte, mis sisaldab ainult registriandmete muutmise aluseks olevat otsust. RIK juhib sellele eraldi tähelepanu juriidilise isiku andmete muutmise juhendis.

Kust malle otsida?

Kõige usaldusväärsem koht on RIKi ametlik abiportaal Abiinfo.

Jaotisesse Avalduste esitamine → Näidismallid on koondatud dokumendinäidised, mida võib vaja minna äriregistri kõige tavalisemate muudatuste korral.

See on märksa turvalisem kui laadida Google'i esimestest otsingutulemustest alla mall, mille koostamise aega ja konkreetset eesmärki ei ole võimalik kontrollida.

Põhireegel on lihtne: kasutage ametlikku malli alusena, kuid kontrollige alati, kas see sobib just teie ettevõttele ja konkreetsele otsusele.